Dès lors qu’un document contient des informations dont la révélation pourrait porter atteinte aux droits d’une personne, la loi encadre les conditions de sa consultation. Consulter un fonds de documents comportant des données personnelles, nécessite de respecter ces conditions.

Rappelons que les données à caractère personnel sont « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable¹ : voir « Le point sur les données à caractère personnel »). Un document contenant des données personnelles est donc un document comportant une ou plusieurs informations telles que : le prénom d’une personne, son patronyme, sa date de naissance, son lieu de naissance, son numéro de téléphone, son adresse mail, son adresse postale, son métier, sa situation matrimoniale, ses habitudes de consommation, une photo de cette personne, un enregistrement sonore sur lequel on reconnaît sa voix, son parcours sur internet…

Une chercheuse doit-elle demander une autorisation pour consulter un fonds contenant des données personnelles ? Ou peut-elle accéder à ce fonds, quoiqu’il contienne des données personnelles, du seul fait qu’elle est chercheuse ?

Pour répondre à cette question, il convient de distinguer selon que le fonds est constitué de documents administratifs ou de documents d’archives publiques d’une part, ou de documents d’archives privées d’autre part.

A) Consultation de documents administratifs ou d’archives publiques contenant des données personnelles

Un document administratif ou un document d’archives publiques est, par principe, librement consultable². Librement consultable par tous… sauf si ce document contient des informations dont la communication peut porter atteinte au droit d’une personne : des informations touchant par exemple à la défense nationale, à la sécurité publique, au secret des affaires… ou encore des informations qualifiables de données personnelles (voir la liste complète des droits de tiers pouvant bloquer la consultation de tels documents, à l’article L311-5 du Code des relations entre le public et l’administration, CRPA). Toute personne qui souhaiterait consulter un document administratif ou d’archives publiques contenant une telle information, ne le pourra qu’à l’expiration d’un certain délai fixé par la loi³.

Ainsi, lorsqu’un document contient une information touchant à la vie privée d’une personne, ou comporte une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne, il est consultable 50 ans après la date du document. Un document contenant une information sur la vie sexuelle d’une personne, ou touchant au secret médical, ou contenant des informations relatives à des faits et comportements privés collectés par questionnaire à fins statistiques (lors du recensement de la population, par exemple), ou encore relatives à un acte de décès, n’est consultable que 25 ans après la mort de la personne identifiée dans le document.

Le document comportant ce type d’information est non communicable pendant un délai de 25, 50, 75 ou 100 ans, suivant l’information contenue et donc le droit en jeu ; ce délai est décompté à partir de la date du document ou à partir de la date de naissance ou de mort de la personne concernée. Voir « Les délais de consultation des archives publiques ».

Une personne intéressée par la consultation d’un document d’archives publiques ou d’un document administratif peut toutefois demander une dérogation pour consulter le document avant expiration du délai légal ; cette demande de dérogation est à adresser au service ayant produit le document ((Art. L213-3 du Code du patrimoine et art. L311-8 du CRPA)).

Si le service sollicité refuse la dérogation, la personne intéressée peut saisir la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA)⁴. La CADA est souvent saisie par des personnes (particuliers, citoyens, chercheurs), souhaitant consulter une archive publique ou un document administratif, contenant des informations touchant à la vie privée de personnes, avant expiration du délai de libre communicabilité du document. La CADA rend un avis suggérant à l’administration s’il convient d’autoriser, à titre dérogatoire, la consultation du document à la personne qui en exprime la demande. La CADA, pour motiver son avis, prend en compte les critères suivants :

• l’ancienneté du document,

• la sensibilité des informations contenues dans le document d’archives publiques,

• le degré de notoriété des documents (ont-ils déjà été rendus consultables sur dérogation, ou divulgués par la presse),

• les motivations et la qualité du demandeur. En ce qui concerne les étudiants et les chercheurs, la CADA évalue le caractère “sérieux de leur projet de recherche”.

Ainsi la CADA a-t-elle estimé que l’administration devait autoriser une doctorante à consulter, à titre dérogatoire, des documents contenant des informations touchant à la vie privée, étant donné que “plusieurs autres chercheurs ont déjà eu accès à ces mêmes dossiers à titre dérogatoire” et que “le risque d’atteinte à la vie privée des personnes mises en cause sont relativement limités compte tenu des travaux et écrits qui leur ont déjà été consacrés”et vu le statut (doctorante) de la personne demandant à consulter ce document contenant les données personnelles (CADA, avis 20054659 du 1er décembre 2005).

La CADA a rendu un avis similaire dans le cas où le chercheur était un étudiant en master. La CADA a dans ce cas précisé que la consultation de ces documents devrait être “subordonnée à l’engagement écrit, de la part du chercheur, de ne faire état, dans ses travaux, d’aucune information permettant d’identifier les personnes traitées dans ces documents, que ce soit par la mention de leur nom ou de leur fonction” (CADA, avis 0071181 du 5 avril 2007).

La chercheuse qui a obtenu une dérogation pour consulter des documents contenant des données personnelles, reste tenue de respecter le droit des données personnelles : elle ne doit pas mentionner les données dans une publication ou une communication. Si elle veut par exemple publier un article faisant état du document consulté et des informations qu’il contient, elle peut le faire mais après avoir expurgé son texte de toutes données personnelles. Pour ce faire, elle doit évoquer les personnes concernées de façon très générale pour ne pas permettre leur identification, ou hyperonymiser, pseudonymiser ou anonymiser son texte avant publication. Cette obligation légale lui est généralement rappelée au moment où elle consulte le document. Voir « Le chercheur consulte des documents d’archives ». Voir également « Un chercheur peut-il diffuser des données si elles comportent des données personnelles ? » et « Le chercheur anonymise les données de sa recherche »).

Notons que dès lors que cette dérogation a été accordée, la chercheuse ne peut pas se voir empêcher d’accéder aux documents. Un chercheur médecin hospitalier ayant mené des entretiens avec des parents d’enfants autistes, persistait à refuser d’ouvrir les notes d’entretiens à deux autres chercheurs qui avaient obtenu une autorisation de consulter ces documents (l’autorisation de consulter sur dérogation était assortie de règles rigoureuses pour garantir la protection des données personnelles contenues dans les documents). Ce chercheur (qui avait fait finalement détruire les documents par des agents publics du service) a été condamné ; l’affaire s’est passée en Suède mais est tout à fait transposable au droit français. Voir « Comment diffuser les données de la recherche ».

Les données issues de la statistique publique relèvent d’un régime spécifique. Le portail Quetelet-Progedo⁵ permet aux chercheurs de consulter des données provenant de diverses sources de données statistiques françaises (dont l’ADISP, l’INED, l’INSEE, des ministères et agences publiques). Un chercheur pourra y consulter des données statistiques non anonymisées, soit après signature d’un document engageant individuellement le chercheur, soit après accord du Comité du secret statistique (CSS), soit après habilitation du chercheur par le déposant des données, en vue d’accéder au Centre d’accès sécurisé aux données (CASD). Le chercheur ne peut exporter des données qu’après autorisation et sous réserve que celles-ci ne permettent pas d’identifier une personne (voir les conditions d’accès à ces données issues de la statistique).

Ces règles (droit pour toute personne d’obtenir communication d’un document d’archives publiques et d’un document administratif, mais seulement après un délai fixé par la loi si le document contient des données personnelles, à moins que la personne intéressée obtienne une dérogation pour consulter le document avant expiration du délai), sont celles prévues par la loi quand les documents sont des documents d’archives publiques ou des documents administratifs. Ces règles ne s’appliquent pas positivement aux documents d’archives privées, mais un propriétaire ou détenteur d’archives privées peut s’en inspirer pour fixer les conditions auxquelles il autorisera l’accès à ces documents d’archives privées.

 

B) Consultation de documents d’archives privées contenant des données personnelles

Il se peut que le document que la chercheuse souhaite consulter fasse partie d’un fonds privé, et non d’un fonds d’archives publiques ou de documents administratifs. Dans ce cas, c’est le propriétaire du fonds privé qui détermine les conditions de consultation. Ce propriétaire peut, à son choix, décider que tout le monde a le droit de consulter le fonds, ou n’en autoriser la consultation que sur demande motivée, ou décider que le fonds sera consultable seulement dix ans, vingt ans ou trente ans plus tard ; il peut décider de restreindre l’accès du fonds à une catégorie de personnes (des généalogistes, ou des chercheurs, par exemple). Enfin, le propriétaire du fonds privé qui autorise la consultation du fonds peut en préciser les modalités.

Ainsi, la sœur de la dissidente chinoise Lin Zhao exécutée en Chine en 1968 après six années d’emprisonnement, a déposé les archives de sa sœur à l’université de Stanford (Californie, États-Unis) ; elle a fixé des conditions précises de consultation de ces archives : la consultation doit se faire avec du papier et un crayon, sans ordinateur, et toute citation d’extrait doit faire l’objet d’une demande d’autorisation préalable. Elle a le droit de fixer ces conditions et une chercheuse autorisée à accéder à ce fonds, doit respecter ces conditions.

Quelles que soient les conditions de consultation ainsi posées par le propriétaire du fonds privé, et comme dans le cas des documents d’archives publiques, la chercheuse doit s’astreindre à respecter le droit des données personnelles, lorsqu’elle envisage de mentionner le contenu du document consulté, dans une publication ou une communication. Elle ne doit pas reprendre les données personnelles contenues dans le document. Doit-elle anonymiser ou pseudonymiser le passage qu’elle veut reprendre ? Sur ce point, voir « Un chercheur peut-il diffuser des données si elles comportent des données personnelles ? »  et « Le chercheur anonymise les données de sa recherche ».

 

À lire également : les fiches des Archives nationales : Récapitulatif de l’accès aux Archives publiques, formulaire de demande de dérogation pour consulter un document des Archives nationales avant délai légal.

Crédit photographique : A pair of researchers at the National Archives, by The National Archives (UK), CC BY 3.0  (UK), via Wikimedia Commons.

1. Art. 4 du RGPD et art. 2 de la loi du 6 janvier 1978 [↩]
2. Art. L311-1 du Code des relations entre le public et l’administration et art. L213-1 du Code du patrimoine [↩]
3. Ces délais figurent à l’article L213-2 du Code du patrimoine [↩]
4. Art. R311-15 du CRPA [↩]
5. Quetelet-Progedo : http://quetelet.progedo.fr/donnees-francaises/ [↩]

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